Контактная информация управляющего данными физических лиц
Безопасность и защита данных физических лиц
Цели обработки данных физических лиц и их получение
Категории и виды данных физических лиц
Правовое обоснование обработки данных физических лиц
Источники получения данных, если данные получены не от субъекта данных
Хранение данных физических лиц
Подача запроса субъектом данных
Контактная информация специалиста по защите данных
Политика обработки данных физических лиц (конфиденциальности) Министерства иностранных дел (далее – Политика) определяет порядок, в каком в Министерстве иностранных дел, в его Структурных подразделениях и Представительствах (далее – Учреждение) обеспечивается соблюдение установленных нормативными актами требований в отношении защиты данных физических лиц.
Настоящая Политика распространяется на информацию любого вида, которая находится в распоряжении Учреждения (далее – Личные данные) и которая относится к идентифицированному или идентифицируемому физическому лицу (далее – Субъект данных).
Контактная информация управляющего данными физических лиц
Управляющим вашими данными является Министерство иностранных дел Латвийской Республики, рег. № 90000069065, улица К. Валдемара, 3, Рига, LV-1395, э-почта: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.
Безопасность и защита данных физических лиц
Учреждение, осуществляя обработку данных физических лиц, руководствуется требованиями Регламента Европейского Парламента и Совета (ЕС) 2016/679 от 27 апреля 2016 года о защите физических лиц в отношении обработки личных данных и о свободном перемещении таких данных и отмене Директивы 95/46/ЕС (далее – Регламент), Закона об обработке данных физических лиц (далее – ЗОДФЛ) и других нормативных актов.
Принципы обработки данных
Законность, честность и прозрачность – данные обрабатываются законными образом, честно и прозрачно для Субъекта данных.
Целевое ограничение – данные собираются для конкретных, ясных и легитимных целей, и их дальнейшая обработка не производится способами, которые были бы не совместимы с целями.
Минимизация данных – данные адекватны, соответствуют целям и включают только то, что необходимо для целей обработки.
Ограничение на хранение – данные сохраняются в таком виде, который не допускает идентификацию Субъекта данных, но не дольше, чем это необходимо для достижения целей, в которых соответствующие личные данные обрабатываются; личные данные могут храниться дольше, но только в случае, если они будут обрабатываться в целях дальнейшего архивирования в интересах общества.
Целостность и конфиденциальность – данные обрабатываются таким образом, чтобы обеспечивалась соответствующая безопасность личных данных, в частности, защита против неразрешённой или противозаконной обработки и против случайной утери, уничтожения или порчи данных, путём применения отвечающих настоящему требованию технических или организационных мер.
Цели обработки данных физических лиц и их получение
Личные данные Учреждение обрабатывает во исполнение установленных нормативными актами требований.
Учреждение получает и обрабатывает данные для следующих целей:
- для рассмотрения поданного Субъектом данных прошения, жалобы, предложения, вопроса или запроса об информации, относящихся в компетенции Учреждения;
- для обеспечения безопасности информации, информационной системы и внутренней безопасности;
- для подготовки и заключения договоров, администрирования их выполнения;
- для администрирования расчётов;
- для отбора персонала (данные физического лица в соответствии с требованиями Закон о гражданской службе и Закона о труде);
- для учреждения и поддержания трудовых правовых отношений;
- для оказания консульской помощи и консульских услуг:
- для информирования общества о политике в соответствующей области;
- для презентации организуемых министерством мероприятий;
- для контроля товаров стратегического назначения;
- для выдачи квот на импорт древесины;
- для представительства интересов государства в различных учреждениях и организациях государственного управления, в том числе в международных организациях, в учреждениях Европейского Союза, в процессе рассмотрения индивидуальных жалоб в Европейском Суде по правам человека (ЕСПЧ) и ООН;
- для аккредитации и регистрации представителей зарубежных средств массовой информации;
- для создания отчётных докладов с последующим распространением среди работников государственного управления в Латвии, в странах-партнёрах в Европе, в США, в которых разглашается, оценивается и опровергается потенциально вредная дезинформация;
- для выполнения функций Министерства иностранных дел как координирующего учреждения в понимании Закона о международных и национальных санкциях Латвийской Республики;
- для организации официальных и рабочих визитов в Латвию и зарубежные страны и для руководства ими;
- для аккредитации чрезвычайных и полномочных послов, работников иностранных дипломатических консульских представительств, международных организаций и их представительств, членов их семей и частной прислуги, а также для аккредитации дипломатов-нерезидентов и членов их семей, и для решения других, связанных с этими лицами вопросов;
- для поддержания интернет-страницы Министерства и улучшения её работы;
- для других целей, о которых Субъект данных информируется в установленных нормативными актами порядке и объёме.
Категории и виды данных физических лиц
Учреждение может получать в своё распоряжение следующие виды данных физических лиц:
1) идентификационная информация: имя, фамилия, персональный код/ID, дата рождения, пол, возраст, данные паспорта/ID, должность, название существующего учреждения;
2) контактная информация: номер телефона, задекларированный адрес или адрес для общения, адрес для корреспонденции, адрес э-почты;
3) данные, связанные с выполнением консульских функций, в соответствии с требованиями нормативных актов, в том числе личные данные особых категорий:
3.1. биометрические данные (фотография, отпечатки пальцев, телосложение рост);
3.2. медицинские данные;
3.3. данные о судимости;
3.4. религиозные данные.
4) данные, связанные с иностранными чрезвычайными и полномочными послами, работниками иностранных дипломатических консульских представительств, международных организаций и их представительств, членов их семей и частной прислуги, а также дипломатов-нерезидентов и членов их семей;
5) данные, связанные с организацией официальных и рабочих визитов в Латвию и зарубежные страны и с руководством ими;
6) данные о сделках (договорах): номер сделки, дата, название сделки, вид сделки;
7) данные о расчётах: номер банковского расчётного счёта, номер подлежащего оплате счёта, дата, сумма, дата оплаты;
8) данные лиц особой категории, опубликованные в социальных средствах массовой информации и полученные путём мониторинга социальных средств массовой информации;
9) фотоизображения, видеозаписи и аудиозаписи, сделанные в Министерстве иностранных дел и во время общественных мероприятий вне помещений Министерства;
10) профессиональные данные (данные о занятости): информация об образовании, опыте работы, занятости в настоящее время, должностях, профессиональной деятельности, сертификатах и т.д.;
11) данные о коммуникации: вид входящей/исходящей связи, номер, дата, содержащаяся в переписке информация;
12) данные делопроизводства: номер дела, вид дела, данные об ответчике/истце/заявителе;
13) данные видеозаписей и изображений: изображение лица: облик, поведение; место записи изображения лица: помещение, местонахождение камеры; время записи изображения лица: дата, время; данные регистрации автотранспорта: номер государственного регистрационного знака, модель и т.д.;
14) данные об интернет-странице: активность посетителей, количество просмотров, учёт источников и времени, проводимого на интернет-странице (специальные маркеры интернета на интернет-страницах – смотреть политику специальных маркеров интернета).
Учреждение, обрабатывая личные данные, соблюдает соответствующие требования безопасности и обеспечивает конфиденциальность данных в соответствии с требованиями, установленными нормативными актами. Учреждение заботится о безопасности находящихся в его распоряжении личных данных, предпринимая соответствующие технические и организационные меры, направленные на обеспечения такого уровня безопасности, какой соответствует риску.
Правовое обоснование обработки данных физических лиц
Учреждение, перед тем как приступить к обработке данных, оценивает законность действий по обработке данных. Учреждение главным образом обрабатывает данные физических лиц, руководствуясь подпунктом с) части первой статьи 6 Регламента – обработка необходима для выполнения юридических обязанностей, которые относятся к учреждению; или подпунктом е) там же – для выполнения задач, которые выполняются в интересах общества или в процессе осуществления законным образом предоставленных учреждению официальных полномочий.
В дополнение к этому Учреждение может обрабатывать личные данные на основании других подпунктов статьи 6 Регламента: предварительное согласие Субъекта данных на выполнение договора или осуществление мероприятий перед заключением договора; а также в случаях, когда заранее устанавливается цель – обработка необходима для соблюдения легитимных интересов учреждения или третьего лица.
Получатели данных
Личные данные могут передаваться государственным учреждениям и учреждениям самоуправления, законным или уполномоченным представителям Субъекта данных, комиссиям по оценке претендентов на должности, лицам, которым делегированы государственные поручения и поручения самоуправлений, правоохранительным и надзирающим учреждениям, партнёрам по сотрудничеству / сторонам в рамках договорных отношений (независимым аудиторам, ревизорам, лицам, осуществляющим обработку данных и т.д.), министерству иностранных дел или дипломатическому / консульскому представительству страны-участницы, средствам массовой информации и другим лицам – с целью выполнения функций, задач, реализации прав Учреждения согласно требованиям действующих нормативных актов. В отдельных случаях личные данные могут быть переданы третьим лицам и международным организациям с целью выполнения обязательств по международным договорам при соблюдении требований нормативных актов, условий трудовых договоров или с согласия Субъектов данных.
Источники получения данных, если данные получены не от Субъекта данных
Публично доступные источники (например, земельная книга, база данных Lursoft, база данных Службы Государственных доходов), Регистр жителей и другие информационные системы, системы видеонаблюдения; государственные учреждения и учреждения самоуправления, если это предусматривают внешние нормативные акты и только в том случае, в том объёме и порядке, какие установлены нормативными актами.
Хранение данных физических лиц
Личные данные хранятся в установленном нормативными актами порядке, соблюдая соответствующие меры по защите данных, и в таком объёме, который необходим для целей обработки данных. Согласно номенклатуре дел Учреждения, личные данные могут иметь различный срок хранения, в зависимости от вида содержащего личные данные документа, и они хранятся период времени, соответствующий установленному в номенклатуре дел. Работники Учреждения строго соблюдают требования конфиденциальности.
Права Субъекта данных по отношению к обработке личных данных Учреждением
Субъект данных имеет право:
1) потребовать и получить от Учреждения информацию, связанную с обработкой личных данных.
2) потребовать исправления, удаления данных или ограничения их обработки. Эти права реализуются настолько, насколько обработка данных не вытекает из функций, задач и прав Учреждения, возлагаемых на него согласно действующим нормативным актам.
3) если в помещениях Учреждения или на организуемых Учреждением мероприятиях во вне помещений осуществляется видеосъемка или запись голоса, Субъект данных имеет право возразить против публикации фотографий, видеозаписи или записи голоса в средствах массовой информации. Это право реализуется настолько, насколько обработка данных не вытекает из функций, задач и прав Учреждения, возлагаемых на него согласно действующим нормативным актам.
4) Если Вы считаете, что Учреждение, осуществляя обработку Ваших личных данных, нарушило Ваши права согласно действующим нормативным актам, Вы имеете право подавать жалобы в отношении обработки Ваших личных данных в Государственную инспекцию данных:
Государственная инспекция данных
Улица Elijas 17
Рига, LV-1050
Телефон: 67 22 31 31
Факс: 67 22 35 56
Э-почта: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.
Подача запроса Субъектом данных
Чтобы получить от Учреждения информацию, связанную с обработкой личных данных, следует подать соответствующее заявление в установленном нормативными актами порядке:
1) в виде электронного запроса об информации, который должен быть подписан надёжной электронной подписью;
2) посредством портала www.Latvija.lv, авторизовавшись на нём;
3) в виде адресованного Учреждению почтового письма, подписанного собственноручной подписью;
4) письменный запрос об информации Субъект данных может подать очно, заполнив запрос о выдаче копии данных и предъявив удостоверяющий личность документ, в Министерстве иностранных дел Латвийской Республики, на улице К. Валдемара, 3, в Риге, согласовав заранее свой визит со Специалистом по защите данных.
Учреждение, защищая права Субъекта данных, имеет право запросить дополнительную информацию, чтобы недвусмысленно идентифицировать заявителя.
Запрос об информации Субъекта данных Учреждение рассматривает в течение одного месяца со дня получения запроса, в соответствии с Регламентом и в порядке, установленном ЗОДФЛ. В случае необходимости указанный период времени можно продлить ещё на два месяца, принимая во внимание сложность и количество запросов.
После рассмотрения запроса Учреждение осуществляет одно из следующих действий:
- выдаёт Субъекту данных запрошенную информацию;
- предоставляет обоснованный письменный отказ в выдаче информации;
- информирует Субъекта данных об осуществлённых действиях (дополнение, исправление, удаление данных) в связи с требованием, высказанным в запросе об информации.
Электронные запросы об информации просим посылать Специалисту по защите данных Учреждения на э-почту: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..
Письменные запросы об информации просим адресовать Министерству иностранных дел: улица К. Валдемара, 3, Рига, LV-1395 (Latvijas Ārlietu ministrija, K. Valdemāra ielā 3, Rīgā, LV-1395).
Контактная информация специалиста по защите данных
Для получения дополнительной информации об обработке данных физических лиц в Учреждении просим связываться со специалистом по защите данных:
Сандра Ромберга (Sandra Romberga), +37167019519
Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.
Учреждение имеет право вносить в настоящую Политику изменения или дополнения, публикуя актуальную редакцию Политики обработки данных физических лиц на домашней интернет-странице https://www.mfa.gov.lv/ru, в разделе Защита данных.