Saskaņā ar Fizisko personu reģistra likumu, ja persona, kurai ir Latvijas valstiskā piederība, pastāvīgi uzturas ārpus Latvijas, tās pienākums ir paziņot izmaiņas Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldei par sevi, saviem bērniem, kas jaunāki par 18 gadiem, un par personām, kas atrodas tās aizbildnībā vai aizgādnībā, kas veiktas ārvalstu institūcijās. Latvijas valstspiederīgie paziņo ziņas par savu laulības reģistrēšanu ārvalstīs (t.sk. uzvārda maiņu), laulības šķiršanu (t.sk. uzvārda maiņu), ārvalstīs dzimušu bērnu un dubultpilsonību.
Ziņas ir iespējams reģistrēt, vēršoties dzimtsarakstu nodaļā vai Tieslietu ministrijas Dzimtsarakstu departamentā klātienē, pa pastu vai elektroniski.
Ārvalstīs izdotos dokumentus pieņem un izskata tikai, ja tie ir tulkoti latviešu valodā. Ja dokuments ir apliecināts ar Apostille, tad jātulko arī tā. Dokumentu tulkošanu var veikt ikviena privātpersona, kura pārvalda latviešu valodu, neatkarīgi no tās profesionālās kvalifikācijas. Uz tulkotā dokumenta jābūt šādai informācijai: apliecinājums, ka tulkojums ir pareizs, personas, kura veica tulkojumu, vārds, uzvārds, personas kods un paraksts, apliecinājuma izdarīšanas vieta un datums. Tāpat dokumentu tulkošanai var izmantot sertificēta tulka pakalpojumus.
* Fiziskas personas datu (vārda, uzvārda, personas koda un citu iesniegumā norādīto personas datu) apstrādes tiesiskais pamats ir Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6.panta 1.punkta c) apakšpunkts. Latvijas diplomātisko un konsulāro pārstāvniecību ārvalstīs juridiskais pienākums ir apstrādāt personas datus saskaņā ar Ministru Kabineta 22.06.2021. noteikumiem Nr.412 „Ziņu iekļaušanas un aktualizēšanas kārtība Fizisko personu reģistrā”.