Використання документів, які були видані в Латвії, за кордоном
Перед тим як відправитись за кордон працювати, навчатися або укладати шлюб, необхідно своєчасно з'ясувати, які документи потрібні, чи приймають установи відповідної іноземної держави документи, видані в Латвійській Республіці після їх легалізації в Консульському департаменті Міністерства закордонних справ чи встановлений інший порядок.
Засвідчення справжності документів регулює низка конвенцій та міждержавних угод, а також «Закон про легалізацію документів» і «Правила про легалізацію публічних документів».
- Якщо документ призначений для використання в державі, яка є членом Гаазької конвенції від 5 жовтня 1961 року «Про скасування вимог легалізації іноземних офіційних документів», то справжність цього документа повинна бути засвідчена спеціальним підтвердженням (апостилем). Завірений апостилем документ придатний для подачі в установи відповідної держави без будь-якого додаткового підтвердження.
1 липня 2019 року для завірення документів апостилем необхідно звертатись до будь якого нотаріуса в Латвії. Додаткова інформація: www.latvijasnotars.lv, електронна пошта: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
- Якщо документ призначений для використання в державі, яка не є членом Гаазької конвенції від 5 жовтня 1961 року «Про скасування вимог легалізації іноземних офіційних документів», то справжність цього документа повинна бути засвідчена спочатку в Консульському департаменті Міністерства закордонних справ Латвії або в дипломатичному представництві Латвії, а потім у компетентному органі відповідної держави, куди плануєте подавати документ (Міністерстві закордонних справ або дипломатичному представництві).
- 31 жовтня 2010 року в Латвії застосовується Брюссельська конвенція про відміну легалізації документів серед держав-членів Європейського співтовариства, яка передбачає взаємне звільнення від вимоги засвідчення апостилем. Конвенція поширюється лише на подання документів у Бельгії, Данії, Франції, Естонії, Ірландії, Кіпрі та Італії. Це означає, що офіційні документи, видані в Латвії, можна подавати до установ згаданих країн без запевнення апостилем.
- 16 лютого 2019 р. Регламент (ЄС) 2016/1191 застосовується на всій території Європейського Союзу. Він скасовує вимогу легалізації та апостилю деяких офіційних документів та їх завірених копій у Європейському Союзі, якщо вони були видані державною установою держави-члена та ці документи призначені для подання до державних установ іншої держави-члена. Більш детальну інформацію про скасування легалізації документів та вимогу апостилю в Європейському Союзі можна знайти тут.
- Офіційний документ, виданий у Латвії для використання у Сполученому Королівстві Великобританії та Північної Ірландії (за винятком його заморських територій), не вимагає будь-яких додаткових дозволів (легалізації чи апостилю) для його подання до установ Сполученого Королівства Великобританії та Північної Ірландії.
Використання документів, які були видані за кордоном, у Латвії
Щоб установи Латвійської Республіки могли приймати офіційні документи, видані іноземними установами, вони повинні бути легалізовані або завірені апостилем у компетентній установі іноземної держави, якщо між державами не встановлено іншого порядку підтвердження справжності документів.
- Якщо документ виданий у країні, яка є державою-учасницею Гаазької конвенції «Про скасування вимоги легалізації іноземних офіційних документів», його справжність має бути підтверджена апостилем у компетентному органі відповідної іноземної держави, яка видала документ. Документ, завірений апостилем, є дійсним для подання до установ Латвії без додаткового підтвердження. До цієї группи відноситься і Україна, яка приєдналася до Гаазької конвенції.
- Якщо документ видано в країні, яка не є державою-учасницею Гаазької конвенції «Про скасування вимоги легалізації іноземних офіційних документів», то він повинен бути спочатку легалізований в компетентному органі країни, в якій документ. був виданий (Міністерством закордонних справ або дипломатичним або консульським представництвом), а потім його необхідно легалізувати в Консульському департаменті або в дипломатичному або консульському представництві Латвії у відповідній іноземній країні.
Відповідно до міжнародно визнаної практики та Постанови Кабінету Міністрів від 18.06.2019 р. за № 264 «Положення про легалізацію публічного документа» перед легалізацією в Консульському відділі необхідна легалізація документу як у Міністерстві закордонних справ країни яка видала документ, так і у відповідному посольстві країни видачі. Перелік цих країн і посольств, де необхідно пройти легалізацію, можна знайти тут.
- Якщо документ видано в державах-членах Європейського Союзу, Європейської економічної зони або Швейцарської Конфедерації, Сполученому Королівстві Великої Британії та Північної Ірландії (за винятком заморських територій), додаткові дозволи (легалізація чи апостиль) не потрібні для їх подання латвійській владі.
- Якщо документ видано в дипломатичному або консульському представництві країни, яка є учасницею Європейської конвенції про скасування вимоги легалізації документів дипломатичними агентами або консульськими посадовими особами, додаткові засвідчення для їх подання до влади Латвії.
Порядок засвідчення справжності документів (легалізації) в Консульському відділі
Для отримання послуг Консульського відділу просимо записуватись за телефоном +38 044 490 70 37 або електронною поштою This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it..
Документ неможливо легалізувати, якщо в Міністерстві закордонних справ Латвії немає зразка підпису іноземної посадової особи та/або відтиску печатки закладу, що видав документ.
Пред'являючи документ для легалізації, особі необхідно надати:
- документ, що підтверджує особу (паспорт або ID карту);
- заповнений бланк заяви, якщо подаєте кілька документів, необхідно заповнити додаткову анкету;
- здійснити оплату державного мита у розмірі: протягом двох годин – 30€, на наступний день – 15€. Оплата здійснюється на місці в Консульському відділі безготівковим розрахунком (VISA, VISA Electron, Maestro, Master) або можливо сплатити виставлений рахунок банківським переказом.
Звертаємо вашу увагу на те, що документи повинні відповідати всім вимогам для того, щоб мати можливість легалізації. Особа яка подає документ, повинна заздалегідь дізнатися у відповідній установі, куди планується подавати документ, чи потрібно легалізувати:
- оригінал документа / нотаріально засвідчену копію документа;
- переклад документа;
- як оригінал документа/нотаріально засвідчену копію документа, так і переклад документа.
НЕ підлягають легалізації документи , якщо в Консульському департаменті МЗС Латвії немає зразка підпису посадової особи та зразка відбитка печатки установи або вони не відповідають вимогам до оформлення документів, встановленим нормативно-правовими актами (наприклад, переклади чи копії не прошиті та не проштамповані, документ ламінований тощо).
Якщо необхідно запросити зразок підпису посадової особи та зразок печатки в латвійській чи іноземній установі, легалізація документів продовжується на невизначений термін.
*Правове обґрунтування обробки даних фізичної особи (імені, прізвища, персонального коду та інших зазначених у бланку персональних даних) є підпунктом «c» пункту 1 статті 6 Загальної Регули щодо захисту даних. Юридичний обов'язок дипломатичних та консульських представництв Латвійської Республіки за кордоном – обробляти персональні дані згідно з правилами Кабінету міністрів від 18.06.2019 № 264 «Правила легалізації публічних документів» та правилами Кабінету міністрів від 18.06.2019 №267 «Положення про легалізацію публічних документів із засвідченням (апостиль)».