Latvijas valstspiederīgajiem, kuri pastāvīgi uzturas ārpus Latvijas, ir pienākums paziņot Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldei (PMLP) par izmaiņām, kas izdarītas ārvalsts institūcijās par sevi, saviem bērniem, kas jaunāki par 18 gadiem, un par personām, kas ir aizbildnībā vai aizgādnībā:
- par laulības noslēgšanu;
- par laulības šķiršanu;
- par bērna piedzimšanu, ja bērns netiek reģistrēts par Latvijas pilsoni;
- par vārda, uzvārda maiņu;
- par citas valsts pilsonības iegūšanu;
- par personas nāvi;
- par dzīvesvietas adresi ārvalstī.
Pienākums paziņot par miršanas faktu ir laulātajam, citam ģimenes loceklim vai citai personai, kurai kļuvis zināms par personas miršanas faktu.
Ziņas aktualizējamas 30 dienu laikā pēc izmaiņu veikšanas.
Ziņu aktualizēšana netiek veikta ar Latvijas vēstniecības starpniecību. Dokumentus jāiesniedz nepastarpināti PMLP kādā no zemāk norādītajiem veidiem:
- nosūtot pa pastu jebkurai PMLP teritoriālajai nodaļai;
- nosūtot uz jebkuras PMLP teritoriālas nodaļas e-pastu, parakstītus ar drošu elektronisko parakstu.
PMLP ziņu aktualizēšanai jāiesniedz šādi dokumenti:
- aizpildīts un parakstīts iesniegums;
- iesniedzēja personu apliecinoša dokumenta (pases vai eID kartes) kopija ar uzrakstu “Kopija pareiza” un savu parakstu. Sniedzot ziņas par laulības noslēgšanu, jāiesniedz arī laulātā personu apliecinoša dokumenta kopija;
- dokumenta, kas apliecina Norvēģijas/Islandes institūcijā reģistrētās izmaiņas, kopija ar uzrakstu “Kopija pareiza” un savu parakstu. Dokumentam (piemēram, laulības apliecībai, dzimšanas apliecībai, vārda maiņas apstiprinājumam u.c.) jābūt ar iestādes amatpersonas parakstu un zīmogu, izsniegtam papīra formā (nevis elektroniski);
- izmaiņu apliecinošā dokumenta tulkojums latviešu valodā. Dokumentu tulkošanu var veikt jebkura privātpersona, kura pārvalda attiecīgo valodu. Uz tulkojuma jāuzraksta: “Apliecinu, ka tulkojums ir pareizs, tulkotāja vārds un uzvārds, personas kods un paraksts, apliecinājuma izdarīšanas vieta un datums”;
- atzinums no Latviešu valodas aģentūras (Šī e-pasta adrese ir aizsargāta no mēstuļu robotiem. Pārlūkprogrammai ir jābūt ieslēgtam JavaScript atbalstam, lai varētu to apskatīt.) par vārda un/vai uzvārda atveidi latviešu valodā, ja personas vārds un/vai uzvārds dzimšanas/laulības apliecībā nav rakstīts latviešu valodā. Dokumentiem jāpievieno izdruka no elektroniskās sarakstes ar Latviešu valodas aģentūru un iesniegumos vārds un/vai uzvārds jānorāda latviešu valodā.
Ziņas Fizisko personu reģistrā tiek reģistrētas 1 (viena) mēneša laikā no visu nepieciešamo dokumentu saņemšanas dienas PMLP.
Detalizēta informācija par ziņu sniegšanas kārtību pieejama PMLP mājaslapā: Ziņu sniegšana par izmaiņām Fizisko personu reģistrā iekļautajās ziņās, kas izdarītas ārvalsts institūcijās | Pilsonības un migrācijas lietu pārvalde.
Fiziskas personas datu (vārda, uzvārda, personas koda un citu iesniegumā norādīto personas datu) apstrādes tiesiskais pamats ir Vispārīgās datu aizsardzības regulas 6. panta 1. punkta c) apakšpunkts. Latvijas diplomātisko un konsulāro pārstāvniecību ārvalstīs juridiskais pienākums ir apstrādāt personas datus saskaņā ar Ministru Kabineta 22.06.2021. noteikumiem Nr. 412 „Ziņu iekļaušanas un aktualizēšanas kārtība Fizisko personu reģistrā”.